據主辦單位工作人員介紹，今年的展覽會參展商有望突破1200家，展覽規模也將達到空前的85000平方米以上，將再度創造該項展覽創辦以來的歷史之最。由于展覽規模已大大超出了北京中國國際展覽中心展館(包括廣場)的容載量，為此，主辦單位決定將原來置于北京中國國際展覽中心一號館1、2層的樂器展覽移至北京全國農業展覽館，打造同一個展會，在兩個展覽館同時舉辦的新格局，為展覽會規模拓展提供了更大的空間。
為了應對金融危機對參展商的影響，為了辦好此次展會，主辦單位也采取了一系列積極的措施：
一、對知識產權、專利權、商標權、著作權的保護
主辦單位將以商務部和北京市政府有關展會知識產權保護的法規為依據、組建展會知識產權保護辦公室，處理展會有關知識產權、專利權、商標權、著作權等合法權益的保護事宜。與往屆展會不同的是，本屆展覽會知識產權保護辦公室特別邀請北京市政府相關管理部門派專業官員到現場指導該項工作，并指定北京市專業律師事務所的權威律師負責具體事務操作，這將大大提升展會知識產權辦公室的辦公效能。
展會主辦單位還計劃在展會前以各種方式通知廣大參展商，要求他們增強自我維權意識，在參展期間隨身攜帶有關知識產權、專利權、商標權、著作權的合法有效的證明材料，當發現展會現場自己的合法權益遭侵犯時用以維護自己合法權益。
二、展會現場的音量控制
對于這項工作，主辦單位將按展前、展中分段實施。展前的工作重點是通過有效方式廣泛與參展商溝通交流，大力宣傳良好的音質環境是參觀展品和開展商務洽談、技術交流的重要條件，對于提升企業形象、塑造企業文化也有重要的作用，以提高廣大產展商積極維護展覽會音質環境的自覺性。展中的工作重點是以更加人性化的方式對展會的音量控制進行檢查監督，制止違規現象，當然萬不得已時也會采取控制音量的鋼性措施。
三、展會的宣傳工作
第十八屆展覽會的宣傳工作將以多種形式開展，其中最重要的是：
1、組織工作人員赴歐美等國家參加知名專業展會，進行招展、宣傳工作。
2、擴大與專業媒體、大眾媒體包括境外媒體的合作，借助網絡、戶外廣告、廣播電視等多種媒體的平臺，進一步擴大展會的宣傳面。
3、充分發揮中國演藝設備技術協會在行業中的影響力和與國內外行業組織、社會組織的合作關系，以及本身擁有的專業媒體、專業采編隊伍展開多種形式的宣傳，使展覽會的宣傳工作更加多元化，使受眾面更廣。
4、向國內外的一些重要客戶、相關機構、專業媒體發出專門邀請，以組織更多的專業觀眾觀摩展會。
5、將在現場組織一系列樂器演奏、專業講座、音樂演出活動，包括“PALM EXPO第四屆貝塔斯瑞電吉他大賽決賽”、“2009帕拉天奴作曲(藝術歌曲、合唱作品)比賽”、“電子音樂演出”、“國際電子樂器市場戰略峰會論壇”、民族改良樂器技術與演示等專業講座。
四、增設特色展區和特色展位
第十八屆展覽會將增加“INSTALL”即視頻集成安裝特色展區，展示高科技含量的聲、光、視頻集成設計安裝、會議集成設備、大屏顯示技術等，為廣大工程公司、設計院所、業主單位提供一個“INSTALL”的信息交流平臺。
第十八屆展覽會還將增設“2008年度行業優質產品”特色展位，集中展示由中國演藝設備技術協會組織開展的2008年度行業優質產品評定活動中獲獎的優質專業燈光、專業音響產品，借以推動行業科技的發展，提高我國演藝設備的市場競爭力。
同時，展會為了方便觀眾往返于兩展館之間參觀，展期內主辦單位將在兩館之間安排10部左右的穿梭巴士供免費乘坐，計劃每隔3～5分鐘發一班車，使兩館成為同一展會的有機整體。
